VvE termen

Wat is een vereniging van eigenaars (VvE)?

Als een gebouw door middel van een splitsingsakte wordt gesplitst in appartementen die los verkocht kunnen worden, moet er een VvE opgericht worden. De eigenaren van de appartementen zijn automatisch (‘van rechtswege’) lid van die vereniging.

Wie een woning koopt, koopt in feite slechts de grond onder de woning en wordt door natrekking eigenaar van de woning. Bij hoogbouw is dit niet mogelijk, omdat niet meer van elke eenheid is vast te stellen bij welk perceel grond die behoort. In die gevallen wordt het gebouw gesplitst in appartementsrechten. De verkrijger van een appartementsrecht wordt mede-eigenaar van de grond en door natrekking mede-eigenaar van het gebouw dat op die grond staat, en verwerft bovendien het exclusieve recht uitsluitend zelf te mogen gebruiken (het appartement).

De grond en het gebouw hebben nu dus meerdere eigenaren. Die eigenaren gezamenlijk vormen van rechtswege de VvE. Dit betekent dat men door de koop van het appartement automatisch lid wordt en dus niet het lidmaatschap kan weigeren of opzeggen. Ook bij een bungalowpark kan sprake zijn van een VvE. Wanneer meerdere woningen samen deel uitmaken van één bouwkundig object (bijvoorbeeld omdat alle woningen gebouwd zijn op een parkeergarage), dan kunnen deze woningen worden verkocht als appartementsrecht. Het VvE-lidmaatschap eindigt wanneer men ophoudt appartements-eigenaar te zijn. Dit is een belangrijk onderscheid met gewone verenigingen, waar lidmaatschap vrijwillig is.

Bestuur/bestuurder:

Het bestuur heeft een uitvoerende taak (is een verschil met andere verenigingen waar boek 2 bw geldt). De functies van het bestuur hebben een puur uitvoerende taak. Het bestuur van een VvE wordt voor onbepaalde tijd benoemd en kan alleen door de vergadering van haar functie worden ontslagen. In de verschillende modelreglementen wordt ook wel gesproken over administrateur. De taken van het bestuur die onder andere in het modelreglement gedefinieerd zijn:

• het uitschrijven van de vergadering;
• het notuleren van de vergadering;
• het uitvoeren van de besluiten die op de vergadering zijn genomen;
• het afsluiten van verzekeringen;
• het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP);
• het samenstellen van een begroting;
• het vaststellen en incasseren van de periodieke bijdrage;
• het beheren van de financiën.

Wanneer het bestuur uit drie of oneven aantal personen bestaat benoemt het uit haar midden een voorzitter, penningmeester en secretaris. Globaal kunnen de functies als volgt omschreven worden:

Voorzitter, is het eerste aanspreekpunt voor de leden en eventueel de beheerder van de vereniging van eigenaars, Hij/zij is bevoegd om namens de VvE opdrachten te ondertekenen;
Penningmeester, beheert en houd toezicht op de financiën van de vereniging;
Secretaris, houdt de verenigingsadministratie bij en verzorgt de communicatie met de leden vanuit het bestuur.

Raad van Commissarissen: de spitsingsakte van de VvE kunnen voorschrijven dat een Raad van Commissarissen wordt ingesteld. Deze commissarissen hebben dan als taak het jaarverslag en de rekening en verantwoording van het bestuur onderzoeken. De Raad van Commissarissen dient hierover verslag over uit te brengen aan de vergadering. De functie van commissaris is niet verenigbaar met de functie van bestuur.

Kascommissie: de vergadering is bevoegd commissies in te stellen, onder vaststelling van hun taakomschrijving. Ontbreekt een raad van commissarissen, dan benoemt de vergadering jaarlijks een kascommissie, bestaande uit tenminste twee leden. Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met de functie van bestuurder en die van voorzitter van de vergadering. De leden van de kascommissie onderzoeken de jaarrekening en brengen aan de vergadering verslag van hun bevindingen uit.

Overige Commissies: voor deze commissies is geen vast functieprofiel beschreven, maar een volgende richtlijn bij het opstellen wat wel en niet verwacht kan worden is zeer aan te raden. Door binnen de VvE een taakomschrijving van de functie op de commissie vast te leggen is voor alle betrokkenen duidelijk welke verwachtingen met heeft.

Akte van splitsing:

De akte van splitsing (ook wel splitsingsakte genoemd) is een notariële akte waarmee de VvE wordt opgericht, daarin staat beschreven welke appartementen er zijn, wat de spelregels er zijn en welk modelreglement van toepassing is.

Modelreglement:

Met een modelreglement wordt in het appartementsrecht een model splitsingsreglement bedoelt dat eens in de zoveel jaar door de commissie Beekhuis van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie wordt vastgesteld.

Een modelreglement bevat onder andere bepalingen over gedrag- en gebruik de gemeenschappelijke en privé gedeelten, de aandelen van alle appartementseigenaren in de baten en lasten, sancties bij niet naleving van de regels, verzekeringen, het onderhoud van het gebouw, vergaderingen en het bestuur.

Wanneer in de splitsingsakte van een VvE een modelreglement van toepassing is verklaard, dan is het gehele modelreglement van toepassing, tenzij er in de splitsings-akte een regel is uitgezonderd of aangevuld. Raadpleeg dan ook nooit alleen het modelreglement, maar eveneens de splitsingsakte om zeker te zijn welke regels van toepassing zijn.

Huishoudelijk reglement:

In het huishoudelijk reglement worden aanvullende zaken van “huishoudelijke aard” geregeld, bijvoorbeeld:

• verbod op houden van huisdieren;
• toegestane soorten vloerbedekking;
• plaatsen van fietsen in portiek;
• verbod op het plaatsen van schotelantennes.

Een huishoudelijk reglement is niet verplicht maar optioneel. De modelreglementen stellen immers dat een huishoudelijk reglement opgesteld “kan” worden. Voordat er een huishoudelijk reglement wordt opgesteld is het raadzaam eerst het modelreglement en de splitsigsakte erop na te slaan. Het reglement van 1973 (artikel 28) geeft bijvoorbeeld niet de mogelijkheid om bepalingen betreffende het gebruik van een privé-gedeelte in het huishoudelijk reglement op te nemen.

En als men zich er niet aan houdt? Als de eigenaren zich niet aan de bepalingen uit het huishoudelijk reglement houden dan kunnen er boetebepalingen worden opgenomen die ten goede komen aan de verenigingskas. De splitsingsakte kan echter ook bepalingen bevatten over de overtredingen van de regels uit het huishoudelijk reglement.

Nietig of Vernietigbaar? Er mogen geen bepalingen in het huishoudelijk reglement worden opgenomen die al in de wet, het modelreglement of de splitsingsakte zijn geregeld. Die bepalingen zijn nietig en dus hoeven de eigenaren zich aan deze bepalingen niet te houden.

Bepalingen die in strijd zijn met de redelijkheid en de billijkheid zijn vernietigbare bepalingen. Dat betekent dat de bepaling geldt zolang het niet door de kantonrechter is vernietigd. Het verzoek tot vernietiging moet gedaan worden binnen 1 maand nadat van het besluit kennis genomen is of kennis genomen had kunnen worden. Daarna wordt geacht dat het besluit rechtsgeldig is en is de vernietiging door de kantonrechter niet meer mogelijk.

Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de vergadering van eigenaren. Maar let op, die vaststelling vindt niet plaats met de gewone meerderheid van de aanwezige stemmen. Er is een zogenaamde gekwalificeerde meerderheid van stemmen noodzakelijk en die geldt ook voor wijzigingen of aanvullingen.

Jaarvergadering:

Het bestuur van een VvE is verplicht om minimaal één keer per jaar een leden-vergadering te houden. Wat moet er in de jaarvergadering aan de orde komen en hoe nodigt u de leden van de VvE uit?

Minimaal één keer per jaar is het bestuur van een VvE verplicht om een ledenvergadering te organiseren. In de jaarvergadering worden de financiële jaarstukken door de leden besproken en goedgekeurd en wordt de hoogte van de maandelijkse voorschotbijdrage vastgesteld.

Tijdens de ledenvergadering kunnen ook andere belangrijke zaken aan de orde komen. Bijvoorbeeld de meerjaren onderhoudsplanning, het huishoudelijk reglement en overlast in het gebouw. De ledenvergadering is als belangrijkste orgaan van de vereniging van eigenaren bevoegd om over dergelijke onderwerpen besluiten te nemen.

De uitnodiging voor de ledenvergadering moet ruim van te voren worden verstuurd aan alle leden van de vereniging van eigenaren. In de meeste reglementen geldt een minimumtermijn van 15 dagen, de datum van de oproep en de ledenvergadering niet meegeteld. Deze termijn komt daarmee in de praktijk uit op 17 dagen. Waaruit bestaat een uitnodiging voor een jaarvergadering?

Formele uitnodiging met daarin datum, tijd en locatie van de bijeenkomst;
Agenda met daarop in ieder geval de volgende onderwerpen: aanstellen voorzitter en notulist, tekenen presentielijst, bespreken en goedkeuren van de financiële jaarstukken, eventuele andere onderwerpen, rondvraag;
Machtigingsformulier voor mensen die niet kunnen komen en toch hun stem uit willen brengen.

Naast de vaste jaarlijks terugkerende onderdelen, kunnen er andere onderwerpen op de agenda komen. Ieder lid mag onderwerpen voor de agenda aandragen.

Als over bepaalde agendapunten wordt gestemd, moet dat duidelijk in de vooraf verstuurde agenda worden aangegeven. Zijn er te weinig stemmen bij de vergadering vertegenwoordigd, dan kunnen er geen rechtsgeldige besluiten worden genomen en dient er een tweede vergadering ingepland te worden.

Tijdens de ledenvergadering presenteert het bestuur een financieel verslag van het afgelopen jaar. Dit verslag moet bestaan uit het exploitatie-overzicht, de begroting en de balans. Het is wettelijk verplicht om een controle uit te laten voeren op de financiële jaarstukken. Dat wordt meestal gedaan door de kascommissie, maar het is ook mogelijk om hiervoor een accountant in te huren. Na het bespreken van de financiële jaarstukken worden de hoogtes van de maandelijkse voorschotbijdragen of servicekosten vastgesteld. En de ledenvergadering moet beslissen wat er gaat gebeuren met een eventueel overschot of tekort op de exploitatierekening.

Tijdens de ledenvergadering komt ter sprake hoe de VvE het beheer van het gebouw uitvoert en of en welke onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Zo kan besloten worden om voor het schoonmaken van de algemene ruimtes een andere partij in te huren. Of de ledenvergadering besluit om een grootschalig onderhoudsproject te starten, bijvoorbeeld het vervangen van het dak. Dit soort beslissingen moeten op de agenda gezet worden aan de hand van het meerjaren onderhoudsplan (MJOP zie pagina 12 voor de verdere uitleg).

De reguliere agenda wordt afgesloten met de rondvraag. Ieder aanwezig VvE-lid mag een willekeurig onderwerp aan de orde stellen of een laatste vraag stellen over zaken die eerder aan de orde zijn geweest. De onderwerpen die tijdens de rondvraag aan de orde komen, mogen niet in stemming worden gebracht. Dat zou dan tijdens een volgende vergadering kunnen gebeuren, als het onderwerp door het bestuur op de agenda is gezet. Na de rondvraag sluit de voorzitter de vergadering.

Jaarverslag:

Naast de financiële jaarstukken is het bestuur van een VvE tevens verplicht om een jaarverslag op te (laten) stellen. Uit de praktijk blijkt dat dit lang niet altijd ge-beurd, omdat men zich er niet van bewust is dat dit verplicht is, of dat men niet weet wat er in een dergelijk jaarverslag dient te staan. Het uitbrengen van een jaarverslag wordt verplicht gesteld in het Burgerlijk Wetboek (BW) 2, artikel 48. Conform het BW brengt het bestuur een jaarverslag uit over de gang van zaken in de Vereniging en over het gevoerde beleid.

Persoonlijk vinden we dat het jaarverslag een verhelderend beeld moet geven van de gang van zaken binnen de VvE. Het heeft een toegevoegde waarde en het maakt inzichtelijk op welke punten een (nieuwe) bestuur zich dient te focussen.

Begroting:

Een begroting geeft een overzicht van alle kosten waarmee een inschatting gemaakt kan worden van de bijdragen die door de leden van een VvE moeten worden betaald. De gerealiseerde kosten uit het jaarverslag van het afgelopen boekjaar dienen meestal als basis voor de inventarisatie van kosten. Met een opslag voor inflatie of een verhoging vanwege andere criteria (bijvoorbeeld btw-verhoging of gewijzigde contracten) wordt ingeschat met welke kosten de VvE het lopende of komende boekjaar te maken krijgt.

Sommige begrotingsposten zijn moeilijker in te schatten dan anderen. Als er in het afgelopen jaar bijvoorbeeld € 30,-- aan abonnementsgeld aan de kamer van koophandel is betaald dan kan er van worden uitgegaan dat een bedrag tussen de € 30,-- en € 35,-- voor het komende jaar toereikend zal zijn. Daar staat tegenover dat er ook kosten zijn die niet zo gemakkelijk zijn in te schatten.

Voor de uitvoer van bijvoorbeeld klein onderhoud - het onderhoud dat niet onder het planmatig groot onderhoud valt - kan het ene jaar meer of minder nodig zijn en hiervoor is het lastig om een exact bedrag vast te stellen. Er kan voor gekozen worden om van het gemiddelde van de afgelopen jaren uit te gaan.

Exploitatierekening:

Het modelreglement 2006 is het enige reglement dat harde eisen stelt aan welke posten op de exploitatierekening moeten staan. Bij de andere modelreglementen worden deze eisen niet gesteld. Wel geldt altijd de eis dat de jaarrekening leesbaar moet zijn en voldoende inzicht moet verschaffen in de financiën van de VvE. Daarom mag aangenomen worden dat deze eisen ook voor VvE's gelden waarbij het splitsingsreglement op een ander modelreglement is gebaseerd.

VvE's worden in de toekomst verplicht om een minimum bedrag te reserveren. Het wetsvoorstel dat er jaarlijks tenminste 0,5% van de herbouwwaarde in het reservefonds gestopt moet worden is door de Eerste Kamer en de Tweede Kamer goedgekeurd op 21 februari 2017. De inwerktreding zal naar verwachting op 1 januari 2018 zijn. Een VvE die het reservefonds vult op basis van een gedegen meerjarenonderhoudsplan, hoeft niet aan dat percentage te voldoen maar kan zelf op basis van deze planning de hoogte vaststellen.

Een meerjaren onderhoudsplan:

Een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) is een rapport waarin staat wanneer welk onderhoud plaats moet vinden en wat de kosten hiervan zullen zijn. Het MJOP heeft betrekking op de gemeenschappelijke zaken van de VvE, waaronder in ieder geval het dak en de gevel, maar vaak ook het trappenhuis en de kozijnen.

Wat moet er in het MJOP staan? In het MJOP zijn drie elementen van het groot belang. Het MJOP moet aangeven over welk bouwdeel het gaat, wanneer deze aan vervanging of herstel toe is en wat de kosten hiervan zijn.

Bouwdeel: het MJOP moet laten zien over welk bouwdeel het gaat (kozijnen, gevel, dak, dakgoot, etcetera).
Cyclus: het MJOP moet laten zien hoe lang een bepaald bouwdeel mee gaat en wanneer er dus herstel of vervanging plaats moet vinden.
Kosten: tot slot moet er in het MJOP staan wat de kosten voor herstel of vervanging zijn van de bouwdelen.

Van groot belang is dat alle bouwdelen worden meegenomen in het MJOP. Vaak wordt er bijvoorbeeld een plan wordt gemaakt voor 10 jaar. Als in zo’n geval het dak een levensduur heeft van 15 en de lift van 25 jaar, ook dan moeten ze meegenomen worden in het plan, zodat in ieder geval voldoende gereserveerd wordt.