ONZE DIENSTEN

Het in beheer nemen

• Informeren van de eigenaars inzake onze diensten en bereikbaarheid;
• Het in ontvangst nemen van alle relevante stukken van de vereniging van eigenaars en het controleren op volledigheid en juistheid van aangeleverde verenigingsstukken;
• Het overzetten van de administratie;
• Verzorgen van adreswijzigingen aan crediteuren en contractpartijen van de vereniging van eigenaars;
• Verzorgen van wijzigingen van de tekeningbevoegdheid van de bankrekening(en).

Het financiële en administratieve beheer

De diensten van In Beheer Groep met betrekking tot het financiële en administratieve beheer omvatten de volgende werkzaamheden:

• Het innen bij de leden van de voorschotten of service- en exploitatiekosten en van de bijdragen aan de fondsen;
• Voeren van een sluitende administratie;
• Opstellen van de jaarstukken en de begroting;
• Verrichten van de betalingen en het beheer van de liquide middelen van de vereniging.
• Treffen van al die maatregelen die nodig zijn om tot het tijdig innen van de door de appartementseigenaars verschuldigde bedragen te komen.
• Nemen van rechtsmaatregelen terzake van incasso;
• Assistentie bij de controle van de jaarrekening. Deze controle wordt gedaan door de kascontrolecommissie.
• Bijhouden van het eigenaarsregister; ingeval van verhuur door eigenaars het bijhouden van register van bewoners;
• Archiveren en actief beheren van contracten ten behoeve van onder andere nutsbedrijven, onderhoudscontracten, schoonmaak en dergelijke;
• Administratief verwerken van schade die te verhalen is op de verzekering;
• Het opstellen van het huishoudelijk reglement;
• Voorbereiden en inplannen van de jaarvergadering, waaronder het versturen van de uitnodiging, het opstellen van de agenda en het bijwonen van één algemene ledenvergadering per jaar, inclusief de notulering.
• Archiveren van alle relevante stukken met betrekking tot het onderhoud en beheer, de stukken blijven eigendom van de vereniging. Archieven welke ouder zijn dan twee jaar (na beëindiging van het betreffende kalenderjaar) zullen ter archivering worden aangeboden aan het bestuur van de vereniging.

Het technisch beheer

Onder technisch beheer wordt verstaan het begeleiden van de VvE in het doorlopend in een goede staat (doen) houden van alle bouwkundige, (installatie)technische en infrastructurele onderdelen van het object. De werkzaamheden die wij voor de VvE uitvoeren op het gebied van technisch beheer zijn de volgende punten:

• Aanvragen van offertes en het voeren van de onderhandeling;
• Bewaking van de goede staat van onderhoud van het appartementencomplex binnen het kader van de door de opdrachtgever goedgekeurde onderhoudsbegroting;
• Tijdig signaleren van afwijkingen ten opzichte van opgestelde onderhoudsprognoses;
• Begeleiding van en het toezicht houden op de uitvoering van de werkzaamheden voortvloeiende uit het technisch beheer, evenals het verrichten van de daarmee samenhangende betalingen;
• Het in opdracht van de VvE laten maken van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) ten behoeve van het vaststellen van de benodigde reserveringen op langere termijn.

Het klachtenonderhoud

• Informeren van de individuele eigenaars over de dienstverleners en hun bereikbaarheid in geval van werkverzoeken, klachten en schades;
• Aannemen van werkverzoeken, klachten en schademeldingen door onze werkvoorbereiders tussen 09:30 en 17.00 uur;
• Beschikbaar houden van een storing nummer met een bereikbaarheid van 24 uur per dag en 7 dagen per week;
• Controleren van het uitgevoerde werk op basis van steekproeven;
• Het technisch en financieel gereed melden van de werkopdracht;
• Controleren van de facturen met betrekking tot de werkopdrachten;
• Het betaalbaar stellen van de door de opdrachtgever geaccordeerde facturen;
• Klachtenmeldingen worden direct in behandeling genomen.

Het planmatig onderhoud

• Opstellen (of laten opstellen) van een technische omschrijving voor het uit te voeren onderhoud;
• Het adviseren en selecteren van aannemers;
• Aanvragen van offertes of het organiseren van een meervoudige onderhandse aanbesteding en het overleggen ter fiattering aan de opdrachtgever;
• Beoordelen van de offertes of het houden van de aanbesteding;
• Opstellen van een gunningadvies voor het bestuur;
• Na goedkeuring door het bestuur verstrekken van de opdracht;
• Voeren van de directie over het uit te voeren werk;
• Controleren van het uitgevoerde werk op basis van steekproeven;
• Opleveren van het werk;
• Controleren van de ingediende termijnen;
• Betaalbaar stellen van de termijnen;
• Opstellen van een financieel overzicht.